Wstęp
W tym case-study skupię się na kluczowych kwestiach, problemach, decyzjach dot. projektu i samej współpracy, bez wyjaśniania każdego kroku. Materiały pokazujące jak wygląda częściowo wygląda automatyzacja są umieszczone na moim kanale youtube
Geneza
Odpowiedziałem na ogłoszenie na platformie useme. Klient, który obsługuje w zakresie marketingu różnych klientów, chciał zautomatyzować pewien zakres swoich prac, zwłaszcza tych, które wymagają od niego systematycznego pamiętania i cyklicznego publikowania postów na wizytówkach firmowych klientów. Szukał pomocy w zakresie automatyzacji.
Co bardzo ważne i kluczowe, to to, że klient jest merytoryczny i już wcześniej podejmował próby wdrażania prostych automatyzacji we własnym zakresie. To bardzo istotne, bo klient jest wyedukowany, świadomy, ale też często już zorientowany na konkretne rozwiązania (które nota bene sam nawet podpowiada). Nie inaczej było w tym przypadku.
Jak automatyzacja miała działać?
Początkowo miało być dość prosto - jedna automatyzacja w make.com, która raz na 2 / 3 dni (w zależności od pakietu klienta-klienta) miała generować i publikować artykuł na wizytówce Google klienta. Generowane / załączane zdjęcie - opcjonalnie.
Oboje wiedzieliśmy jednak, że konieczna jest kontrola jakości treści, więc posty były zapisywane w google sheets. To zmienia też samo działanie systemu, bo trzeba potem reagować na akceptację postu i wiedzieć, kiedy go tak naprawdę opublikować.
Pojawiły się też pewne ograniczenia kosztów i możliwości.
Plany też sięgały tego, żeby później taką automatyzację “kopiować” dla innych klientów, a ja miałem pomagać w tych wdrożeniach.
Potrzebne były zmiany.
2 istotne problemy i ograniczenia, które zmieniły niemal wszystko
1. Problem z integracją na wizytówce Google
Próba integracji make.com z wizytówką firmową zakończyła się fiaskiem. Okazuje się, że konieczne jest wypełnienie specjalnego formularza (i spełnianie wymaganych kryteriów) z prośbą o dostęp do API, by móc automatycznie publikować. Tak jest w przypadku make.com, n8n i pewnie innych systemów, ale nie w przypadku zapiera. Tam sama publikacja jest bardzo prosta i wymaga tylko zalogowania na odpowiednie konta i udzielenia uprawnień.
2. Ograniczenia budżetu
Przeniesienie całego systemu do zapiera? Nie, bo w założeniach klient chciał wystartować możliwie jak najtaniej, najlepiej za darmo. Co to oznacza? W zapierze nieograniczona ilość przepływów, ale maksymalnie 2 krokowe automatyzacje (trigger + action) = duże ograniczenie. W make.com tylko 2 aktywne automatyzacje, ale o nieograniczonej ilości kroków.
Zmieściliśmy się, choć wymagało to dość skomplikowanej architektury systemu.
Dodatkowa zmiana - skalowalność systemu
Skoro trzeba było przemyśleć wszystko na nowo, pojawiła się okazja, by sprawić, by system był skalowalny, a dodawanie nowych klientów było możliwie proste i schematyczne, bez mojego dodatkowego udziału w przyszłości, jedynie z prostą instrukcją.
To kwestia rozpatrzenia odpowiedniego wykorzystania plików, zmiennych, ale i samych pętli w ramach automatyzacji.
Jak automatyzacja jest zbudowana i jak działa?
Google Sheets
- jeden wspólny arkusz, który zawiera listę klientów, a dla każdego klienta zdefiniowana jest jego nazwa, słowa kluczowe, liczba “wykupionych” postów w miesiącu oraz ID jego indywidualnego pliku google sheets
- każdy klient ma swój dedykowany plik google sheets składający się z dwóch arkuszy
- pierwszy zawiera treść postu, opcjonalny link do zdjęcia, planowaną datę publikacji oraz kontrolki “gotowe do publikacji” i “wzięte do publikacji”
- drugi zawiera treść postu, link do zdjęcia i datę publikacji
Make.com
- pierwsza automatyzacja, która 20 dnia każdego miesiąca, dla każdego klienta generuje (za pomocą AI) X-postów zdefiniowanych w tabeli i zapisuje je w poszczególnych indywidualnych plikach google sheets tych klientów, w pierwszym arkuszu
- druga automatyzacja, która codziennie sprawdza wszystkie posty i kopiuje do arkusza nr 2 te, które są zaakceptowane, ale nieopublikowane i których data publikacji przypada na dziś. Taki “zabieg” był konieczny, by móc wykorzystać bardzo ograniczone 2-krokowe automatyzacje zapiera.
Zapier
- indywidualna dla każdego klienta automatyzacja, która obserwuje drugi arkusz jego indywidualnego pliku i w momencie, gdy pojawi się tam nowy wpis (wiadomo, że jest on już zaakceptowany, gotowy do publikacji i powinien być opublikowany na dziś), publikuje go na wizytówce Google klienta.
Zatem posty się generują 20 dnia każdego miesiąca na kolejny miesiąc. Klient ma zatem sporo czasu, by je przejrzeć i ewentualnie poprawić, dodać zdjęcia i zaakceptować do publikacji. Data publikacji jest wygenerowana automatycznie, ale może ulec zmianie, jeśli to konieczne.
Dodanie nowego klienta jest proste i wymaga jedynie skopiowania szablonu indywidualnego pliku, dokonania wpisu konfiguracyjnego do tabeli ogólnej i utworzenia automatyzacji zapier z podpięciem wizytówki. Można by to zapewne uprościć jeszcze bardziej, ale nie było takiej potrzeby.
Jakie inne problemy się pojawiły (rozwiązane)?
Planowanie dat
Z racji wykorzystania 2 krokowych automatyzacji zapiera (brak możliwości dodatkowego odczytu i konieczność opierania się na obserwacji zmian), trzeba było daty planować z wyprzedzeniem na cały miesiąc, w różnych odstępach i zapisywać je w tabeli. Pomógł w tym odpowiedni skrypt i AI.
Zdjęcia
Zrezygnowaliśmy z generowanych zdjęć, ale klient ma możliwość załączenia własnego zdjęcia (np. podczas kontroli jakości). Uproszczono to maksymalnie - do umieszczenia pliku na dysku google i skopiowaniu jego linku.
By link mógł zostać wykorzystany do publikacji musi mieć odpowiedni format, ale o to dba już automatyzacja.
Filtrowanie
Zaskakująco, były też problemy z filtrowaniem checkboxów w google sheets (klient nie chciał nowego systemu - airtable), ale ostatecznie udało się to rozwiązać.
Wdrożenie
Automatyzacja została wdrożona i przetestowana najpierw na moich plikach i kontach, a później podczas wspólnej rozmowy dokonaliśmy wdrożenia u klienta. W ten sposób upewniliśmy się, że wszystko działa jak należy i bezpiecznie (wcześniej na testowym środowisku).
Tutaj możesz zobaczyć przykład wstępnego rozpracowywania tematu.
Przygotowałem też instrukcję jak obsługiwać system, by klient był niezależny, mimo, że zawsze może liczyć na moje wsparcie.
Podsumowanie
Początkowy prosty system wraz z wymaganiami i ograniczeniami okazał się trudniejszy w realizacji, wymagał przemyślenia, prób i błędów oraz dostosowania do realiów. Ostatecznie jednak udało się przygotować skalowalny i prosty w obsłudze system, z którego klient jest zadowolony, i który oszczędza mu sporo czasu.